chinook
Accueil Activités Sécurité Galerie Chinook Références Babillard Plan du site

Organisation d'une activité

Pour visionner une présentation détaillée,
cliquez ici powerpoint

Organiser une activité… ce n’est pas sorcier et l’implication active de chaque membre du club assure un calendrier bien rempli et une saison de kayak des plus excitantes. Que vous soyez un organisateur chevronné ou à votre première expérience, vous trouverez ici tous les renseignements nécessaires pour faire de votre activité un succès assuré. Au besoin, n’hésitez pas à demander de l’aide à des personnes plus expérimentées qui sauront bien vous conseiller.

Quelques renseignements essentiels pour la préparation de votre activité

Date, endroit et type d’activité
Déterminez d’abord la date, l’endroit et le type d’activité que vous désirez organiser. Pour une première expérience, choisissez un endroit que vous connaissez bien et toute l’organisation en sera facilitée.

Préparation
Procurez-vous les cartes nécessaires (carte topographique, marine ou autre). Déterminez un site de mise à l’eau (quai fédéral, marina, plage, etc.) et établissez un parcours. Prévoyez quelques endroits abrités pour les pauses et/ou le lunch. Imprimez la table des marées, s’il y a lieu.
Assurez-vous d’avoir un espace de stationnement suffisant pour toutes les voitures. Si le lieu d’arrivée diffère du site de mise à l’eau, vous devrez organiser les navettes.
Recherchez quelques sites internet intéressants sur la région.
Pour plus d’information sur les fournisseurs de cartes, les magasins spécialisés en cartographie ainsi que les publications gouvernementales, consultez la section Références & Liens.

Invitation aux membres
Contactez rapidement le responsable des activités (activite@chinook-kayak.com) pour que votre activité soit inscrite au calendrier du club Chinook.
Vous serez rapidement informé dès qu'elle sera crée et accessible sur notre site internet.
Toute modification subséquente devra évidemment être communiquée au responsable du calendrier afin que les correctifs soient apportés à la page d'information.  Toute nouvelle information doit aussi être communiquée aux membres, notamment en les invitant à consulter la page corrigée de votre activité.

Rédigez votre invitation et faites-là parvenir aux membres par courriel (chinook-kayak@googlegroups.com)
en décrivant votre sortie tout en les invitant à s'inscrire sur notre site.
N’oubliez pas de mentionner toutes les informations pertinentes.
Au besoin, utilisez le formulaire de projet d’activité (.pdf ou .doc) pour rédiger votre courriel.

Déroulement
Pour un succès assuré, suivez simplement les quelques règles de base décrites dans l’aide-mémoire. Rappelez-vous qu’en tant qu’organisateur, vous avez le dernier mot sur le déroulement de l’activité.

Courte randonnée
Les courtes randonnées d’un jour ne nécessitent généralement pas de préparation additionnelle.

Longue randonnée
Les longues randonnées de 2 ou 3 jours impliquent nécessairement l’hébergement en camping fixe ou mobile. La préparation d’un plan de navigation peut alors être nécessaire. Fixez un nombre maximum de participants au besoin.

Expédition
Les expéditions de 4 jours ou plus nécessitent une organisation minutieuse. La préparation d’un plan de navigation est alors essentielle.

Étant donné les risques reliés à de telles activités et afin d’assurer la sécurité, l’homogénéité et l’harmonie du groupe, l’organisateur se réserve le droit de sélectionner les participants et d’en limiter le nombre. Idéalement, le groupe est constitué de 6 à 8 personnes. Un groupe de plus de 12 personnes devient plus difficile à superviser.

Organisez une rencontre avant le départ pour discuter du fonctionnement de l’expédition, le transport, l’itinéraire, la sécurité, le matériel requis, etc.

Camping fixe
La longue randonnée en camping fixe n’est ni plus ni moins qu’une série de courtes randonnées effectuées à partir d’un camp de base. Il s’agit généralement d’un camping privé ou public. Les parcs provinciaux et fédéraux offrent habituellement une meilleure qualité de sites et de services.

Faites les réservations pour l’ensemble du groupe ou fournissez le nom et les coordonnées du camping pour que chaque participant puisse réserver son propre site. Regroupez les personnes seules qui le désirent sur un même site, si possible.

Camping mobile
La longue randonnée en camping mobile nécessite une bonne connaissance du plan d’eau et des sites de camping disponibles (plages, plates-formes, etc.).

Les parcs provinciaux et fédéraux exigent généralement des réservations préalables alors que les grands réservoirs sont des territoires publics où il est souvent possible de camper sans autorisation spécifique. Informez-vous avant le départ.

Le nombre de participants peut être limité selon l’espace de camping disponible.

Coûts
Prévoyez les coûts reliés à votre activité et informez-en les participants : accès au site, frais de mise à l’eau dans les marinas, stationnement, navette, traversier, camping, etc.

Cumulez les frais encourus pour l’organisation (interurbains, frais de réservation, photocopies de cartes, etc.) et n’hésitez pas à diviser le tout entre les participants.

Si vous devez défrayer des coûts à l’avance (réservation ou autre), faites-vous rembourser par chaque participant au moment de son inscription. Ces frais ne sont pas remboursables si le participant décide d’annuler son inscription, à moins que vous ne trouviez un remplaçant.

Sécurité
Afin d’assurer la sécurité du groupe, chaque participant doit fournir son propre équipement et savoir l’utiliser. Vous devriez avoir en main (ou au moins un participant désigné) l’équipement de sécurité nécessaire pour le groupe. Consultez l’aide-mémoire et la liste de matériel au besoin.

Plusieurs kayakistes d’expérience peuvent vous assister pour assurer la cohésion et la sécurité du groupe. Identifiez et présentez ces personnes ressources (niveau II et +) avant le départ.

Compte-rendu
A la suite de l'activité, complétez le compte-rendu de celle-ci sur le site internet. Accédez à la page de l'activité organisée et cliquez sur le bouton "Organisateur" situé au bas de la page. Par la suite, cliquez sur le bouton "Compte-rendu" pour rédigez ce dernier.

S'il vous est impossible de compléter le compte-rendu directement sur le site internet, veuillez utiliser le formulaire disponible (.pdf ou .doc) et l'envoyer en pièce jointe à l'adresse: activite@chinook-kayak.com . S’il y a lieu, faire parvenir les formulaires d’inscription des membres d’un jour avec leur paiement au responsable des activités par la poste ou en main propre.

Club Chinook / Activité
968 des Grives
Mont St-Hilaire, Qc
J3H 5Y8 
 

Toutes ces informations doivent être incluses dans le rapport annuel que le club remet à la FQCK, en plus de constituer une source de données importante quand à la nature des activités organisées par le club, le taux de participation et de satisfaction des membres.

 

 
Type d'activité
CR
LR
EXP
FP
FT
SCK
SOC
AUT
Courte randonnée
Longue Randonnée
Expédition
Formation pratique
Formation théorique
Soirée Chinook-Kayak
Sociale
Autre
 
Niveau de difficulté

Facile
Modéré
Exigeant
Très Exigeant

Pour plus d'informations sur le type d'activité et le niveau de difficulté d'une activité, Consulter l'onglet Classification


Références
 

Projet d'activité(.pdf ou .doc)